Integracja Comarch ERP Optima ze sklepem internetowym

Sposób połączenia zależy od wersji Optimy, posiadanych modułów i miejsca instalacji. Optima pracuje na bazie Microsoft SQL Server – w biurze firmy albo w chmurze producenta. Dane do sklepu możemy pobierać z bazy w trybie odczytu, a dokumenty zapisujemy wyłącznie przez mechanizmy przewidziane przez producenta, żeby nie naruszyć spójności księgowej. Gdy Optima stoi na serwerze w biurze, instalujemy tam niewielki program pośredniczący, który wymienia dane ze sklepem przez szyfrowane połączenie.

Podstawą każdej integracji jest jasny podział ról. Comarch ERP Optima odpowiada za dane, które muszą zgadzać się z magazynem i księgowością, a sklep – za to, co służy sprzedaży i obsłudze klienta. Towary, ceny i stany płyną z ERP do sklepu, zamówienia i dane klientów – ze sklepu do ERP, a statusy realizacji i numery przesyłek wracają do sklepu. Opisy marketingowe, zdjęcia i treści pod SEO rozwijasz w sklepie, bez zaśmiecania kartotek w systemie.

Wiele firm korzysta z programu Comarch ERP Optima zainstalowanego na komputerze lub serwerze w biurze, a sklep działa na hostingu w internecie. Nie otwieramy bazy danych ERP na świat. W sieci firmowej uruchamiamy program pośredniczący, który sam łączy się ze sklepem przez szyfrowane połączenie, wysyła aktualne dane i odbiera nowe zamówienia. Gdy połączenie internetowe w biurze zostanie przerwane, zamówienia czekają w kolejce i są przekazywane po jego przywróceniu, bez strat i bez duplikatów.

Każda operacja zostaje zapisana w dzienniku, a błędy – na przykład towar bez indeksu albo kontrahent z niepełnymi danymi – trafiają na listę do wyjaśnienia, zamiast blokować całą synchronizację. Osoba odpowiedzialna dostaje powiadomienie i widzi, co dokładnie wymaga poprawy, a integracja nie zatrzymuje się z powodu jednego błędnego rekordu.

Optima często jest wspólnym miejscem pracy firmy i biura rachunkowego, więc zamówienia ze sklepu muszą zamieniać się w dokumenty zgodne z tym, jak prowadzona jest księgowość. Ustalamy, czy sklep tworzy zamówienia, faktury czy paragony, jaką serię numeracji stosujemy, jak oznaczamy płatności online i przesyłki oraz jak obsługujemy sprzedaż do firm i osób prywatnych.

Gdy faktury trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur, szczególnie ważne są kompletne dane nabywcy. Formularz zamówienia w sklepie zbiera je w odpowiedniej formie, a integracja przekazuje do Optimy bez przepisywania i skracania.

Kartoteki w Optimie zawierają kody, nazwy, ceny i stany, ale rzadko opisy, zdjęcia i cechy potrzebne w sklepie. Projektujemy podział: Optima jest źródłem danych handlowych, a sklep przechowuje treści marketingowe. Nowy towar dodany w Optimie pojawia się w sklepie jako szkic, który zespół uzupełnia o opis i zdjęcia przed publikacją.

Dzięki temu nikt nie musi wpisywać ceny w dwóch miejscach, a jednocześnie sklep ma bogate karty produktów. Towary, które nie powinny trafić do sprzedaży internetowej, wykluczamy prostym oznaczeniem w Optimie.