Integracja sklepu z systemem ERP – od czego zacząć
Ręczne przepisywanie zamówień i rozjeżdżające się stany to sygnał, że sklep i ERP powinny ze sobą rozmawiać. Opisujemy, jak zaplanować integrację…
Integracja · ERP
Integracja Subiekta GT ze sklepem internetowym
Łączymy InsERT Subiekt GT ze sklepem i stroną firmy. Towary i stany pobieramy z Subiekta, a zamówienia zapisujemy w nim jako dokumenty – przez Sferę, zgodnie z zasadami producenta.
- Bezpłatna wycena z zakresem prac
- Jeden opiekun projektu
- Dostępy i pliki należą do Ciebie
Subiekt GT od InsERT to jeden z najpopularniejszych programów sprzedażowo-magazynowych w Polsce. Pracują w nim sklepy stacjonarne, hurtownie i firmy usługowe, które z czasem uruchamiają sprzedaż w internecie. Wtedy zaczyna się podwójna praca: kartoteki trzeba prowadzić w Subiekcie i w sklepie, stany po sprzedaży w sklepie stacjonarnym nie aktualizują się w internecie, a zamówienia online ktoś przepisuje ręcznie.
Integracja sprawia, że Subiekt GT staje się jedynym miejscem, w którym zarządzasz ofertą i stanami. Sklep pobiera z niego towary, ceny i dostępność, a zamówienia z internetu trafiają do Subiekta jako dokumenty, z którymi pracujesz jak z każdym innym zamówieniem. Odczyt danych realizujemy z bazy programu, a zapis – przez Sferę, czyli interfejs programistyczny InsERT, dzięki czemu dokumenty powstają tak samo, jak gdyby wystawił je użytkownik.
W skrócie
- 01Towary i stany pobierane z Subiekta GT
- 02Zamówienia zapisywane przez Sferę jako dokumenty
- 03Wspólne stany dla sklepu internetowego i stacjonarnego
- 04Ceny i rabaty z Subiekta bez ręcznego przepisywania
01
Co obejmuje integracja z Subiektem GT
01
Zapis przez Sferę
Dokumenty i kontrahentów zapisujemy przez Sferę, interfejs programistyczny InsERT, a nie bezpośrednio do bazy danych.
02
Dokumenty sprzedaży
Faktury i paragony wystawiasz w ERP, a numer dokumentu i plik PDF mogą wrócić do konta klienta w sklepie.
03
Sklep stacjonarny i internet
Sprzedaż z kasy w sklepie stacjonarnym obniża stany także w internecie, więc nie sprzedajesz dwa razy tej samej sztuki.
04
Produkty z ERP
Kartoteki towarów trafiają do sklepu z cenami, kodami EAN i atrybutami, a opisy marketingowe rozwijasz już w samym sklepie.
05
Ceny i rabaty z Subiekta
Poziomy cen i promocje zdefiniowane w Subiekcie GT obowiązują w sklepie, bez osobnego prowadzenia cenników online.
06
Ceny i promocje
Cenniki, rabaty i ceny promocyjne ustalasz w systemie, a sklep pokazuje je klientom bez ręcznego przepisywania.
02
Jak łączymy Subiekta GT ze sklepem
Subiekt GT przechowuje dane w bazie Microsoft SQL Server, zwykle na komputerze lub serwerze w firmie. Odczyt towarów, cen i stanów może odbywać się bezpośrednio z bazy, ale zapis dokumentów wymaga Sfery – rozszerzenia programistycznego InsERT, które udostępnia te same operacje, które wykonuje użytkownik w programie, i wymaga odpowiedniej licencji. Program pośredniczący instalujemy w sieci firmowej, a ze sklepem łączy się on szyfrowanym połączeniem, bez otwierania bazy na świat.
- Odczyt towarów, cen i stanów z bazy SQL
- Zapis dokumentów i kontrahentów przez Sferę
- Program pośredniczący w sieci firmowej
- Szyfrowane połączenie ze sklepem
- Obsługa wielu magazynów zdefiniowanych w Subiekcie
03
Które dane płyną w którą stronę
Podstawą każdej integracji jest jasny podział ról. Subiekt GT odpowiada za dane, które muszą zgadzać się z magazynem i księgowością, a sklep – za to, co służy sprzedaży i obsłudze klienta. Towary, ceny i stany płyną z ERP do sklepu, zamówienia i dane klientów – ze sklepu do ERP, a statusy realizacji i numery przesyłek wracają do sklepu. Opisy marketingowe, zdjęcia i treści pod SEO rozwijasz w sklepie, bez zaśmiecania kartotek w systemie.
- Z ERP do sklepu: towary, ceny, stany i promocje
- Ze sklepu do ERP: zamówienia, klienci i płatności
- Z powrotem do sklepu: statusy, dokumenty i przesyłki
- Tylko w sklepie: opisy, zdjęcia i treści pod SEO
Na co uważać – najczęstsze błędy
Zapis bezpośrednio do bazy Subiekta
Omijanie Sfery i pisanie prosto do bazy grozi uszkodzeniem danych i utratą wsparcia. Zapisujemy dokumenty zgodnie z zasadami producenta.
Komputer z Subiektem wyłączany na noc
Integracja oparta na lokalnej instalacji potrzebuje działającego komputera lub serwera. Ustalamy harmonogram i zachowanie w czasie przerw.
Różne symbole tego samego towaru
Towar z innym symbolem w sklepie i w Subiekcie nie zostanie dopasowany. Ustalamy wspólny identyfikator.
Odkładanie decyzji o przyszłości linii GT
Linia GT jest rozwijana wolniej niż nexo. Projektujemy integrację tak, żeby ewentualne przejście na nexo nie wymagało przebudowy sklepu.
04
Gdy system działa na serwerze w biurze
Wiele firm korzysta z programu Subiekt GT zainstalowanego na komputerze lub serwerze w biurze, a sklep działa na hostingu w internecie. Nie otwieramy bazy danych ERP na świat. W sieci firmowej uruchamiamy program pośredniczący, który sam łączy się ze sklepem przez szyfrowane połączenie, wysyła aktualne dane i odbiera nowe zamówienia. Gdy połączenie internetowe w biurze zostanie przerwane, zamówienia czekają w kolejce i są przekazywane po jego przywróceniu, bez strat i bez duplikatów.
Każda operacja zostaje zapisana w dzienniku, a błędy – na przykład towar bez indeksu albo kontrahent z niepełnymi danymi – trafiają na listę do wyjaśnienia, zamiast blokować całą synchronizację. Osoba odpowiedzialna dostaje powiadomienie i widzi, co dokładnie wymaga poprawy, a integracja nie zatrzymuje się z powodu jednego błędnego rekordu.
05
Wspólny język sklepu i Subiekta
Żeby integracja działała stabilnie, sklep i Subiekt muszą tak samo identyfikować towary, klientów i dokumenty. Ustalamy, czy kluczem jest symbol, kod EAN czy identyfikator zewnętrzny, jak przenosimy jednostki i warianty oraz jak oznaczamy w Subiekcie dokumenty pochodzące ze sklepu.
Te ustalenia zapisujemy w dokumentacji integracji. Gdy w firmie pojawi się nowa osoba albo kolejny kanał sprzedaży, wiadomo, jakie zasady obowiązują i co trzeba uzupełnić przy dodawaniu nowego towaru.
- Wspólny identyfikator towaru
- Zasady dla wariantów i jednostek
- Oznaczenie dokumentów ze sklepu
- Dokumentacja reguł integracji
Zanim zadzwonisz
Co przygotować przed rozmową
Nie musisz mieć wszystkiego. Każdy z tych punktów skraca jednak drogę do dokładnej wyceny.
- Wersja Subiekta GT i informacja o licencji Sfery
- Komputer lub serwer, na którym działa Subiekt
- Platforma sklepu i lista danych do synchronizacji
- Sposób oznaczania towarów do sprzedaży internetowej
- Plany dotyczące ewentualnego przejścia na nexo
06
Subiekt GT a przejście na nexo
Wiele firm korzystających z Subiekta GT rozważa przejście na linię nexo. Jeśli taka decyzja jest prawdopodobna, projektujemy integrację z warstwą pośrednią, która oddziela sklep od konkretnego systemu. Zmiana ERP oznacza wtedy wymianę połączenia po stronie systemu, a sklep i jego dane zostają bez zmian.
Przy samej migracji pomagamy zsynchronizować identyfikatory towarów i kontrahentów między starym a nowym systemem, żeby historia zamówień i powiązania w sklepie nie zostały utracone.
07
Jak wdrażamy integrację
-
01
Analiza i zakres
Poznajemy konfigurację Subiekta GT, sposób pracy zespołu i sklep, a potem ustalamy, które dane i w którą stronę mają się synchronizować.
-
02
Mapowanie danych
Łączymy pola towarów, cen, kontrahentów i dokumentów między systemami oraz ustalamy reguły dla wyjątków i braków danych.
-
03
Wdrożenie i testy
Uruchamiamy integrację na danych testowych, sprawdzamy zamówienia, stany i dokumenty, a dopiero potem przełączamy ją na produkcję.
-
04
Opieka i rozwój
Monitorujemy wymianę danych, reagujemy na błędy i rozwijamy integrację, gdy zmieniają się procesy lub oferta firmy.
Dlaczego my
Współpraca, po której strona po prostu działa
-
01
Jeden opiekun projektu
Masz jedną osobę kontaktową od wyceny, przez wdrożenie, po opiekę po starcie.
-
02
Gotowa pod SEO od makiety
Struktura podstron, nagłówki, dane strukturalne i szybkość planujemy od pierwszego szkicu.
-
03
Wszystko należy do Ciebie
Domena, hosting, pliki i konta administratora są Twoje od pierwszego dnia.
-
04
Testy przed startem
Telefony, przeglądarki, formularze, szybkość i bezpieczeństwo sprawdzamy przed uruchomieniem.
Po starcie stronyGdy strona już działa, możemy ją dalej rozwijać: pozycjonowanie, kampanie reklamowe, social media, treści, PR i ochrona wizerunku. Zobacz wszystkie możliwości
FAQ
Najczęstsze pytania
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz na biuro@tworzeniestronwww.pl albo zadzwoń: 222 500 844.
Czy do integracji potrzebna jest Sfera?
Do odczytu danych, na przykład stanów i cen, Sfera nie zawsze jest konieczna. Do bezpiecznego zapisywania zamówień i kontrahentów w Subiekcie GT zalecamy ją jednak zawsze, bo tylko wtedy dokumenty powstają zgodnie z logiką programu. Sfera wymaga odpowiedniej licencji od InsERT.
Czy komputer z Subiektem musi być cały czas włączony?
Program pośredniczący działa na komputerze lub serwerze z bazą Subiekta, więc wymiana danych odbywa się, gdy ten komputer pracuje. Zamówienia złożone w sklepie w tym czasie czekają w kolejce i trafiają do Subiekta po jego włączeniu. Przy większej sprzedaży polecamy stały serwer.
Jak często synchronizują się stany magazynowe?
Częstotliwość ustalamy do potrzeb sklepu i możliwości systemu. Przy dużej rotacji towaru stany aktualizujemy często lub po każdej zmianie, przy stabilnej ofercie wystarcza rzadszy cykl. Dodatkowo przy składaniu zamówienia sklep może sprawdzić aktualny stan, żeby ograniczyć ryzyko sprzedaży brakującego towaru.
Czy integracja działa z WooCommerce i innymi platformami?
Tak. Najczęściej łączymy systemy ERP ze sklepami na WooCommerce, ale integrujemy również PrestaShop, Shopify, Magento i inne platformy z dostępnym API. Warstwę pośrednią projektujemy tak, żeby zmiana platformy sklepu w przyszłości nie wymagała budowy integracji od zera.
Czy integrację można wdrażać etapami?
Tak, i często to polecamy. Pierwszy etap obejmuje zwykle towary, ceny i stany, drugi – zamówienia i klientów, kolejne – dokumenty, statusy i dodatkowe kanały sprzedaży. Każdy etap uruchamiamy po testach, więc firma szybciej korzysta z efektów, a ryzyko zmian rozkłada się w czasie.
Bezpłatna wycena
Zapytaj o: InsERT Subiekt GT
Opisz krótko swoją sytuację – przygotujemy bezpłatną wycenę z zakresem prac. Wolisz rozmowę? Zadzwoń.
Strony, sklepy i integracje, a po starcie strony także pozycjonowanie, kampanie, social media i PR – wycenimy każdą z tych usług.
Twoja wycenaco dostajesz w odpowiedzi Bezpłatnie
- Zakres prac rozpisany na etapy
- Dobrana platforma i rozwiązania
- Proponowany harmonogram
- Koszt bez ukrytych pozycji
- Opisujesz projektFormularz, telefon albo e-mail
- Dopytujemy o szczegółyKrótko i konkretnie
- Dostajesz wycenęZ zakresem prac i planem