Integracja Symfonia ERP ze sklepem internetowym

Symfonia ERP występuje w różnych wersjach i konfiguracjach modułów, a dostępne metody integracji zależą od tego, czym dysponuje firma. Korzystamy z interfejsów i mechanizmów wymiany danych udostępnianych przez producenta, a tam, gdzie to bezpieczne, odczytujemy dane bezpośrednio z bazy w trybie tylko do odczytu. Zapisy dokumentów zawsze przechodzą przez mechanizmy systemu, żeby zachować numerację, rozrachunki i spójność księgową.

Podstawą każdej integracji jest jasny podział ról. Symfonia ERP odpowiada za dane, które muszą zgadzać się z magazynem i księgowością, a sklep – za to, co służy sprzedaży i obsłudze klienta. Towary, ceny i stany płyną z ERP do sklepu, zamówienia i dane klientów – ze sklepu do ERP, a statusy realizacji i numery przesyłek wracają do sklepu. Opisy marketingowe, zdjęcia i treści pod SEO rozwijasz w sklepie, bez zaśmiecania kartotek w systemie.

Wiele firm korzysta z programu Symfonia ERP zainstalowanego na komputerze lub serwerze w biurze, a sklep działa na hostingu w internecie. Nie otwieramy bazy danych ERP na świat. W sieci firmowej uruchamiamy program pośredniczący, który sam łączy się ze sklepem przez szyfrowane połączenie, wysyła aktualne dane i odbiera nowe zamówienia. Gdy połączenie internetowe w biurze zostanie przerwane, zamówienia czekają w kolejce i są przekazywane po jego przywróceniu, bez strat i bez duplikatów.

Każda operacja zostaje zapisana w dzienniku, a błędy – na przykład towar bez indeksu albo kontrahent z niepełnymi danymi – trafiają na listę do wyjaśnienia, zamiast blokować całą synchronizację. Osoba odpowiedzialna dostaje powiadomienie i widzi, co dokładnie wymaga poprawy, a integracja nie zatrzymuje się z powodu jednego błędnego rekordu.

Integracja przenosi dane takie, jakie są. Jeśli kartoteki w Symfonii mają różne jednostki dla podobnych towarów, brakujące kody EAN, nazwy skracane na różne sposoby czy nieaktualne grupy, te same problemy pojawią się w sklepie. Dlatego przed integracją przeglądamy kartoteki i proponujemy zasady ich uzupełnienia.

Porządki zwykle przydają się nie tylko sklepowi. Ujednolicone nazwy i kody ułatwiają pracę magazynu, inwentaryzację i współpracę z marketplace’ami, które wymagają kompletnych danych produktowych.

Sprzedaż internetowa wiąże się ze zwrotami. Klient odsyła towar, sklep zleca zwrot pieniędzy, a w Symfonii powinna powstać korekta i przyjęcie towaru na magazyn. Bez integracji te kroki wykonuje się ręcznie w kilku miejscach, co łatwo prowadzi do rozbieżności.

Projektujemy obieg zwrotów od zgłoszenia w sklepie do dokumentu w Symfonii. Ustalamy, kto zatwierdza zwrot, kiedy powstaje korekta i jak informujemy klienta o kolejnych krokach.